20170417_電子メールの上手下手

 

 組織や企業の無駄を生じさせてしまう大きな原因のひとつは「言った、言わない」「聞いた、聞いてない」というコミュニケーションロスの問題ですが、これは組織や企業のITリテラシー(少なくとも電子メールの使い方)を底上げすることでかなり解消できます。

 

1.電子メールで済むことは電子メールで済ませる

 

①電子メールの手間を惜しんではならない

 

 … いまだに、「明らかに電子メールで済む」用件を、電子メールが不得手なのか手間なのか、それとも「電子メールで証拠を残したくない」と思うせいか、わざわざ電話してくる人がいますが、そういうことをしていると、お互いの仕事の効率は確実に低下します。

 

②プラス「ひと声」あればなお効果的

 

 … 相手が誰であれ、簡単な報告や連絡は、自分の手間を惜しまず電子メールで済ませること。あとで出会ったときにひと言声をかけておけばなお良い。重要な案件であれば事前に電子メールで一報を入れておいてから面談すれば良い。

 

2.電子メールの同報機能を上手に使う

 

①情報の共有化と同報機能

 

 … 組織的な協働のためには、事実関係と問題意識の共有化が必須です。電子メールの同報機能や㏄機能を上手く使えば、それを効果的・効率的に進めることができます。(逆にいえば同報機能の使い方を見ればその人の「共同体認識」が透けて見えます。)

 

②上司への日常報告も電子メールで良い

 

 … 上司-部下間の日常的な報告なら電子メールのほうが良いでしょう。ただし、上司-部下間には一日1回以上のフェス・ツー・フェイスの2Wayコミュニケーションがあったほうが良いですし、「何でも手当たり次第」の「メール公害(洪水)」はかえって迷惑です。

 

3.電子メールの禁じ手

 

①本文に送信先や発信者の記載を省略してはならない

 

 … これも「自分の手間を省きたい」せいなのか、本文に送信先名を記載しないメールは失礼ですし、また、本文に発信者名を記載しないメールは、不親切です。ビジネス上、相手の所属・役職・氏名は省略せず、発信者名は署名文で明示すべきです。 

 

②電子メールで非難・批判をしてはならない

 

 … 電子メールは伝達や報告には適していますが、異なる意見のある議論には適していません。ましてや電子メールで相手を非難したり批判したりすることは、人間関係の修復しがたい破綻をもたらす場合があります。

 

③一旦壊れた人間関係は電子メールでは修復できない

 

 … 電子メールのやりとりで「意図が通じていない」と感じたら、面談や電話等で早めに修復しておくべきです。電子メールは万能ではなく、フェス・ツー・フェイスのコミュニケーション、文書によるコミュニケーションと上手く組み合わせることが大事です。

 

④ノーレスポンスはNG(クイックレスポンスが原則)

 

 迷惑メールなら別ですが、そうでないなら多少の無理難題でも何らかのレスポンスを相手に返すべきです。仕事上で遅れたり困ったりすると抱え込んだり黙りこんだりする人がいますが、そういうときほど(そうならないように)電子メールで情報発信すべきです。

 

⑤伝えたいことを箇条書きに

 

 電子メールは論文や小説ではないので、複雑な言い回しは一切無用です。相手に伝えたいことを「ひとつ~」「ふたつ~」「みっつ~」と、語りかけるように口に出しながら入力し、それができたら相手の立場で読み返して加除修正すべきです。