20190819_メールのしかたは仕事のしかた

<追記_20190819>仕事のしかたはメールに顕れる

 

 メールを見るとその人の「仕事のしかた」が見えます。キーワードは「相手」だろうと覆います。「相手」の意図や事情への理解や配慮があるか、「相手」にとって分かり易く扱いやすいメールになっているか…自分の都合を優先し、自分の手間だけ惜しんでいないか?

 

 □ ノーレスポンスにしていないか?

 □ 相手のメールと噛み合っているか?

 □ 5W2Hは明確か?

 □ 批判や論争になっていないか? 

 □ 引用文や添付資料に過不足はないか? 

 □ TO と CCに過不足はないか?

 □ 発信前に相手目線で読み直しているか?

 

<追記_20190818>「尾頭付き」のメール

 

 * 宛先(所属・役職・氏名)を省略しないこと。

 * 末尾に署名文を必ず記載すること。

 * ひとこと「挨拶」や「お礼」を…

 * 相手のメールを引用し、これに対照させながら応答すること。

 

<追記_20190412>「ノーレスポンス」の意義と効用

 

 「特殊詐欺」への最も基本的で効果的な対応方法は「ノーレスポンス」を貫くことであるのと同様に、「迷惑メール」への最も基本的で効果的な対応方法は「ノーレスポンス」を貫くことだろうと、最近改めて思います。

 

 一般的社会的良識人として最低限のルールさえ弁えない以下の例のようなメールについては自ら「ノーレスポンス(受信せず・発信せず・返信せず)」を貫くほうが良いでしょう。(そうすることで社会的淘汰を待つ、しかない。)

 

例)事実に基づかないメール

例)論理も法理も通らないメール

例)誹謗・中傷・非難のメール

例)感情的なもつれを生むメール

例)一方的な要求メール 

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 仕事上のやりとりをするメールひとつにも、その人の「仕事のしかた(実は「その人の習性や人となり)」が顕わになると思います。礼を失し配慮を欠く。言葉が足りず不親切。常に自分の都合を優先。そんなメールは仕事に使えず、相手のストレスが高じるだけ。

 

□ ノーレスポンスにしない。

 

 … 「お礼」や「返事」のひと言もなく、「ノーレスポンス」のまま放置するのは極めて失礼です。「忙しい」という言い訳は「優先順位が低い」と相手に言うのと同じ。「ノーレスポンス」で放置するのは「迷惑メールだ」と相手に言うのと同じです。

 

<追記_20190412>

 … 逆に言えば、「迷惑メール」については一切「ノーレスポンス(受信せず・発信せず・返信せず)」を貫き、社会的良識による淘汰を待つほうが良いでしょう。つまり、相手のメールが「迷惑メール」だと判断するなら、そういう選択をすれば良い。

 

□ 相手のメールとよく「嚙み合わせ」る。

 

 … 相手がメールで何を言っているか、何を聞いているかを無視して(またはろくに読まずに)返信してはいけません。「QとAが対応しない」メールや「いま何が論点か」を弁えないメールもNG。

 

□ メール本文に送信先と送信元を明記する。

 

 … メール本文に相手の名前を記載しないのは失礼。いくら親しい仲でも、手紙に相手の名前を書かない人はいない。誰からのメールなのか本文だけでは分からない。電話をかけようにも、郵便を出そうにも署名文の記載がないのはNG。

 

□ 本文のタイトルや添付ファイルの名前を工夫する。

 

 … 少なくともタイトルに「件名」の記載を。内容を連想させる配慮や工夫を。相手が後で検索・整理しやすいように。添付ファイルにも内容を連想させるネーミングを。メール本文でも説明を。開けてみないと分からないファイルでは相手が困る。

 

□ 一義的に書く。5W2Hで書く。

 

 … 「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どのように」「どのくらい」なのかを漏らさず書く。特に「何を(目的語)」言っているのか、「何について(論点)」言っているのか、相手に「一義的に」伝わるように書く。自分勝手な省略は不可。

 

□ 箇条書きで書く。

 

 … 相手に伝えたいことはどういうことなのか、「最初に~」「次には~」「最後に~」と

口に出しながら書けば良い。また「結論は最初にひとつ・理由はそのあと3つ」という書き方も良い。「一文一意」「意味のまとまりごとに段落分け」る習慣も。

 

□ 送信前に相手の視点でもう一度読み直す。

 

 … 明らかなケアレスミスを何度も繰り返さない。訂正メールを重ねるのは迷惑。誤解を招かないか、言葉の過不足、適不適を相手の目線で再度確認すること。TOとCCの宛先も間違いや過不足なく。添付ファイルも相手に「どう見えるか」を確認。

 

□ 批判や論争をしない。

 

 … メールで相手を批判や非難してはならない。メールで損ねた感情や信頼は修復しがたい。一旦間をおいて口頭で補う。論点が単純明快でない議論もメールには不向き。直接会話とメールの強味・弱みを弁えて使い分ける。

 

<追記_20190412>

 … 相手の人格的要素を否定的に論うメール(「直接言えないからメールで言う」式のメール)は、一切「ノーレスポンス(受信せず・発信せず・返信せず)」を貫き、良識による社会淘汰を待ちましょう。

 

□ 上手に報告し、情報共有する。

 

 … メールの同報機能を上手く使えば「言った、言わない」「聞いた、聞いてない」というコミュニケーションロスを軽減できる。「明らかにメールで済む」用件をわざわざ電話してお互いの仕事の効率を低下させない。

 

 * この点、TO や CC に過不足がないか、情報共有化の配慮が有るかが重要なチェックポイントのひとつです。

 

□ プラス「ひと声」あればなお効果的

 

 … 相手が誰であれ、簡単な報告や連絡は、自分の手間を惜しまずメールで済ませること。あとで出会ったときにひと言声をかけておけばなお良い。重要な案件であれば事前に電子メールで一報を入れておいてから面談すれば良い。

 

<結論>

 

 … 「メールのしかた」は「仕事のしかた」に通じるように思います。上述の10項目に共通することは結局、①自分を手を惜しまない、②相手の視点で考える、③尊厳と親和を重んじる、④正確・迅速・丁寧、⑤組織的な協働…ということです。