20180715_メールのルール

 

 仕事上のやりとりをするメールひとつにも、その人の「仕事のしかた(実は「その人の習性や人となり)」が顕わになると思います。礼を失し配慮を欠く。言葉が足りず不親切。常に自分の都合を優先。そんなメールは仕事に使えず、相手のストレスが高じるだけ。

 

□ ノーレスポンスにしない。

 

 … 「お礼」や「返事」のひと言もなく、「ノーレスポンス」のまま放置するのは極めて失礼です。「忙しい」という言い訳は「優先順位が低い」と相手に言うのと同じ。「ノーレスポンス」で放置するのは「迷惑メールだ」と相手に言うのと同じです。

 

□ 相手のメールとよく「嚙み合わせ」る。

 

 … 相手がメールで何を言っているか、何を聞いているかを無視して(またはろくに読まずに)返信してはいけません。「QとAが対応しない」メールや「いま何が論点か」を弁えないメールもNG。

 

□ メール本文に送信先と送信元を明記する。

 

 … メール本文に相手の名前を記載しないのは失礼。いくら親しい仲でも、手紙に相手の名前を書かない人はいない。誰からのメールなのか本文だけでは分からない。電話をかけようにも、郵便を出そうにも署名文の記載がないのはNG。

 

□ 本文のタイトルや添付ファイルの名前を工夫する。

 

 … 少なくともタイトルに「件名」の記載を。内容を連想させる配慮や工夫を。相手が後で検索・整理しやすいように。添付ファイルにも内容を連想させるネーミングを。メール本文でも説明を。開けてみないと分からないファイルでは相手が困る。

 

□ 一義的に書く。5W2Hで書く。

 

 … 「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どのように」「どのくらい」なのかを漏らさず書く。特に「何を(目的語)」言っているのか、「何について(論点)」言っているのか、相手に「一義的に」伝わるように書く。自分勝手な省略は不可。

 

□ 箇条書きで書く。

 

 … 相手に伝えたいことはどういうことなのか、「最初に~」「次には~」「最後に~」と

口に出しながら書けば良い。また「結論は最初にひとつ・理由はそのあと3つ」という書き方も良い。「一文一意」「意味のまとまりごとに段落分け」る習慣も。

 

□ 送信前に相手の視点でもう一度読み直す。

 

 … 明らかなケアレスミスを何度も繰り返さない。訂正メールを重ねるのは迷惑。誤解を招かないか、言葉の過不足、適不適を相手の目線で再度確認すること。TOとCCの宛先も間違いや過不足なく。添付ファイルも相手に「どう見えるか」を確認。

 

□ 批判や論争をしない。

 

 … メールで相手を批判や非難してはならない。メールで損ねた感情や信頼は修復しがたい。一旦間をおいて口頭で補う。論点が単純明快でない議論もメールには不向き。直接会話とメールの強味・弱みを弁えて使い分ける。

 

□ 上手に報告し、情報共有する。

 

 … メールの同報機能を上手く使えば「言った、言わない」「聞いた、聞いてない」というコミュニケーションロスを軽減できる。「明らかにメールで済む」用件をわざわざ電話してお互いの仕事の効率を低下させない。

 

□ プラス「ひと声」あればなお効果的

 

 … 相手が誰であれ、簡単な報告や連絡は、自分の手間を惜しまずメールで済ませること。あとで出会ったときにひと言声をかけておけばなお良い。重要な案件であれば事前に電子メールで一報を入れておいてから面談すれば良い。

 

<結論>

 

 … 「メールのしかた」は「仕事のしかた」に通じるように思います。上述の10項目に共通することは結局、①自分を手を惜しまない、②相手の視点で考える、③尊厳と親和を重んじる、④正確・迅速・丁寧、⑤組織的な協働…ということです。