20180524_会議の十戒_こんな会議をしてはいけない。

 

 今さらながら、また、よく言われる通りですが、「ムダな会議」こそ「組織のムダ」の象徴です。以下は筆者の経験と実感に基づく「会議の十戒(こんな会議をしてはいけない)」です。<順不同>

 

□ 途中の出退席を認めてはならない。

… 遅刻者を待ったり、遅れて来た人が議論を蒸し返すことほど迷惑なことはありません。会議中の中座もはなはだ迷惑です。また、発言しない人は出席を要しない。会議の30分以内に短縮し、むしろ回数を増やすべきです。

 

□ 「私語」を許してはならない。

… まるで子供に言うようですが、少なくとも発言者が発言している間は黙って聴きましょう。隣の人と会議の目的や論点に関係のないおしゃべりをすることを、大人として看過してはなりません。

 

□ 1回の発言時間は2分を超えてはならない。

… 何に関する発言かを明らかにし「~について発言します」、結論を先に言い「結論は~です。」、そのあと理由を3つ言う「理由は①~、②~、③~です。」というのが基本的な

発言パターンです。

 

□ 文書化の手間を惜しんではならない。

… 開催通知に会議の目的事項を明記する、議事録は遅くとも翌日中に発信すること、読めば分かる資料を事前に作成し配布しておくこと。また、会議の場では資料を読み上げることをせず、議論に集中すること。

 

□ 読めばわかる資料を朗読してはならない。

… 実務上の会議は儀式でも形式でもないはずなので、読めばわかる資料を朗読する無駄は省くべきです。(裁判でさえ準備書面を朗読することなく「(当該書面を)陳述します。」で済ませます。

 

□ 論点を外してはならない。

… 何についての議論か分からないような(論点不明の)発言も迷惑です。また、ひとつの論点について合意や結論が出ない(クローズしない)うちに別の論点を割り込ませることもはなはだ迷惑です。

 

□ 目的を見失ってはならない。

… 会議には開催案内に明記された「目的事項」があるはずです。その多くは「情報共有化」であり「合意の形成」であるはずです。その目的に向かって限られた時間で質疑を尽くし、議論を尽くすことが必要です。

 

□ 後戻りや蒸返しをしない。

… 「一事不再理」は、刑法の世界だけではなく、ビジネスの世界でも通用する論理です。合意形成はひとつひとつの積み重ねです。一旦形成された合意は最大限に尊重し、後戻りや蒸返しをしてはなりません。

 

□ 日程調整ごときに手間をかけてはならない。

… 会議の日程調整に労力を費やすことほどの無駄はありません。関係者のスケジュールを共有化するツールはいくらでもあります。また、次回の会議日程について合意を得ておくことも当然です。

 

□ 会議をコスト割れさせてはならない。

… 以上、総じて会議のパフォーマンス(情報共有化や合意形成など、会議の目的に応じた価値)を最大限にし、コスト(人と時間、コミュニケーションロス)を最小限にすること、「会議の独立採算制」をとることが必要です。