会議のムダは組織のムダ

 

 

1.会議七則_会議のあり方は組織のあり方そのもの

 

1)遅刻者を待ってはならない。

  … 遅刻者を待って開始時刻を遅らせてはならないと思います。遅刻者を入室させない

  わけではありませんが、遅刻時間中の議事の蒸し返しはゆるされない。

2)資料は事前に配布しておき、会議ではわざわざ読み上げない。

  … 読めばわかる資料を事前に配布し、その内容を前提に議論すべき。また、特に一字

  一句を確認すべき重要な文書以外は、わざわざ読み上げない。

3)会議の目的事項を明確にする。

  … それは情報共有と認識共有のための会議なのか。それとも意見徴収と意思決定のた

  めの会議なのか。いずれにしても会議の目的事項を明らかにすべきです。

4)会議の時間は30分以内、一回の発言は2分以内。

  … 参加者数が10人の会議での1分のコストはその10場合の10分のコストです。

  上記の目的事項の達成(実現)による価値に見合うコストであるか…。

5)議事録は当日または翌日に発行する。

  … 会議の目的と進行に沿って、その経緯と結果を記録に残すべきです。その作成は当

  日中、発行は翌日中に。

6)論点を明確にしながら発言する。

  … ときどき「何について発言しているのか?」がわからなくなっているような人がい

  ます。(質問に答えない政治家と同じです。)

7)相手(他者)の発言を遮らない。

  … これは1対1の対話でも同じく、最低限のマナー&ルールだと思います。議論は

 「かみ合わせ」ながら進めなければならないと思います。

 

 こうしてみると、「会議のあり方は組織のあり方そのもの」のように思います。組織は共通の目的や価値を実現するための協働体であるはずですが、そのことを外れれば外れるほど非生産的な集団になってしまいます。

 

 2.議論をいきなり「公開」してしまうことのメリット

 

 最近、ある方と個人事務所どうしのコンサルビジネスの連携を組もうとしていろいろお話しながら気づいたことがひとつあります。知り合って1年も経たずに業務連携しようというのですからいろんな意味で議論は尽きません。

 

 そこでいくつかの議論をしたあとに実際にやったことのひとつは、お互いの業務連携への

思いのやりとりを動画に撮って、いきなり You-tube で配信してしまうことでした。具体的なコンサルビジネスの「商品」のプロモーションビデオもほぼ「ぶっつけ本番」です。

 

 これによる「メリット」として感じたこと…

 

1)評論家的な発想や発言が抑制できる。

2)干渉的な発想や発言が抑制できる。

3)顧客指向・市場指向の発想や発言が促進できる。