20200820_メールの効用(テレワーク下での電子メールとWEB会議の使い方)

 

1.新型コロナ禍は「テレワーク(リモートワーク)」を否応なく強いる。

 

 新型コロナ禍は多くの働く人たちに「テレワーク(リモートワーク)」を否応なく強いているように思います。新型コロナ禍で一旦「テレワーク(リモートワーク)」に移行した仕事のしかたのほとんどは、もはや「アフターコロナ」でも元に戻らないでしょう。

 

 今後とも「直接対面型(同時同席型)の仕事の仕方」は、それがよほどそうでなければなならいほどの価値を持たない限り(そうした価値は今後とも存在するとは認めつつも)それは再び「通常の働き方」には戻らないでしょう。

 

2.テレワーク(リモートワーク)のツールは電子メールとWEB会議

 

 筆者自身がある国内電子機器メーカーに勤務していたころ、米国出張帰りの役員が、「これからは電子メールが仕事のしかたを変える。」と皆に話してくれたのを覚えています。それ以来、電子メールが普及し、電子メールで仕事をすることが当たり前になりました。

 

 ところが、その当時から、いわゆる「ITリテラシー」を欠く役職者層が存在し、また、筆者がほんの10年前ほど、ある公立病院に転職したときには、多くの人に「電子メールで仕事をする」習慣が無いことに驚きました。(現在でも役所や銀行はそうですね…。)

 

 ZOOMなどのWEB会議は、筆者自身、新型コロナ禍の影響でやっと使い始めるようになったのですが、やはり、電話とは違って、相手の表情を見ながら直接対話ができるメリットはとても大きいと感じます。電子データ化された資料の共有化も簡単です。

 

3.特に電子メールで仕事をする場合の留意点

 

 もともと「電子メールで仕事をする」ことを当たり前に習慣化している人なら問題は少ないですが、新型コロナ禍で、そうでもない人たちがここで新たに参入し、やや混乱を持ち込んでいるような気もします。

 

① クイックレスポンスが鉄則、ノーレスポンスは禁じ手

 

 … 迷惑メールにはノーレスポンスを徹底すべきです。逆に言えばビジネス上はクイックレスポンス(遅くても24時間以内に回答・返信すること)は鉄則です。ノーレスポンスは相手に「迷惑だ」と言っているのと同じです。

 

② QとAを正しく「1対1」に対応させること

 

 … ネット上のいろんな相談コーナーに寄せられた質問や相談に回答する側の「専門家」氏の回答がちぐはぐだったり、どう見ても質問や相談の趣旨や内容をとらえ損ねているような回答をときどき見かけます。

 

 … もちろん、質問や相談をする側の「判りやすく書く」リテラシーの問題もあり、それを即時に補えないというツール上の制約もありますが、やはり相手の質問や相談の趣旨や内容をを理解する(言っている事より言いたい事を理解する)謙虚さが必要です。

 

③ 論点(何について述べているか)を常に明示すること

 

 … 筆者もときどき、「何について言っているか訳のわからないメール」を頂くことがあります。こういうメールを書く人の多くは、「これでは相手がわらないということがわからない」人です。

 

 … やはり箇条書きで書く習慣は、必要であり有効であると思います。論文のようになってしまいますが、「第1、**について」「第2、**について」と順序だてて書く習慣は必要かつ有効です。

 

④ 話しが通じない・合わないと感じたら、すぐに直接対話に切り替える。

 

 … それでもなおやはり電子メールによる意思疎通には限界があることを前提にすべきで、「通じないな(合わないな)」と感じたら一旦メールのやりとりをやめて、「詳しくはお電話で…(WEB会議で)」と他の直接対話手段に譲るべきでしょう。