20251016 記

 

　人間系での手計算の場合においても、システムによる自動計算の場合においても、給与計算の基本的なしくみは同じです。ここをしっかり理解してシステムと共通の認識としたうえで、システムを主体的に使いこなせるようになることが重要です。

 

 １．給与計算に必要なデータ

 

①　給与基本データには、例えば以下の項目が含まれます。

　・職員番号

　・氏名

　・所属

　・役職

　・採用年月日

　・退職年月日

　・生年月日

　・住所および連絡先

　・雇用保険被保険者番号

　・健保および厚保整理番号

　・給与支給年月

　・固定的な給与支給項目と金額

　　例）基本給（年俸額、月給額、日給額、時給額）

　　例）役職手当

　　例）資格手当

　　例）住宅手当

　　例）家族手当

　　例）通勤手当

　・固定的な給与控除項目と金額

　　例）健康保険料および厚生年金保険料

　　例）住民税

　　例）生命保険料等

　・控除対象扶養親族数

　・住民税徴収額

　…

 

②　勤怠データは、毎月の給与計算を行うために必要な、勤怠に関するデータです。

　・職員番号

　・給与支給年月

　・欠勤減額の対象となる日数

　・欠勤減額の対象となる時間数

　・平日・深夜・休日の時間外勤務時間数

　・年次有給休暇の取得日数

　…

 

③　支給・控除データは、毎月の給与計算を行うために必要な（および給与計算の結果としての）諸支給・諸控除に関するデータです。

　・職員番号

　・給与支給年月

　・変動的な諸手当の項目と金額

　　例）時間外手当

　　例）夜勤手当

　　例）特殊勤務手当

　・変動的な諸控除の項目と金額

　　例）所得税

　　例）雇用保険料

　…

 ＜以下略＞

 

２．給与計算の基本的な流れ

 

＜＜日々の勤怠処理＞＞

 

①　出退勤時刻の収集

 

　タイムレコーダー等で日々の出退勤時刻を収集すること。この時点で出退勤時刻が揃わないなどというエラーが出ないようにしておくことが必要。

 

　出勤時刻と退勤時刻がペアになっているか？

　日をまたぐ場合でも出勤時刻と退勤時刻がペアになっているか？

　片割れエラー（出勤と退勤のいずれかが欠落）はその都度職場で補正できているか？

 

②　時間外勤務の計上

 

　当日の勤務時間が所定時間を超える場合は時間外勤務として取り扱う必要がある。届出と承認を必要とする場合は日々これを行ない、日々の時間外勤務時間を計上する。

 

　時間外勤務は必ず命令（または申請と承認）に基づいて行っているか？

　時間外勤務時間と打刻時間や拘束時間との間に不合理な乖離がないか？

　ひと月まとめてでなくその日ごとに職場で計上できているか？

 

③　遅刻、早退、私用外出等減額対象時間の計上

 

　給与減額の対象となる欠勤時間についても、届出と承認を必要とする場合は日々これを行ない、日々の欠勤時間を計上する。

 

　遅刻・早退・私用外出は必ず申請と承認に基づいて計上しているか？

　欠勤減額ルール（特に端数処理）は適正か？

　ひと月まとめてでなくその日ごとに職場で計上できているか？

  

④　年次有給休暇日数や欠勤減額日数の計上

 

　欠勤日について、それが給与を補償すべき年次有給休暇またはその他の有給休暇にあたるのか、それとも無給の欠勤日にあたるのかについても日々計上する。

 

　年次有給休暇は本人の請求に基づいて取得することになっているか？

　賃金補償ルールは適正か？

　ひと月まとめてでなくその日ごとに職場で計上できているか？

 

⑤　特殊な勤務の実績の計上

 

　宿日直勤務など、特別の手当の対象となる勤務についても、届出と承認を必要とする場合は日々これを行ない、日々の対象時間・対象回数を計上する。

 

　特殊な勤務は必ず命令（または申請と承認）に基づいて行っているか？

　手当支給ルールは適正か？

　ひと月まとめてでなくその日ごとに職場で計上できているか？

 

…　上記のような勤怠処理を日々怠らずに行うことが給与計算業務の合理化と効率化の第一歩です。日々の勤怠データに誤りや欠落や矛盾が無いようにしておくことです。

 

＜＜給与基本項目の随時更新＞＞

 

…　給与計算に必要な給与基本データは１－①のとおり。これらの項目に変動があったらその都度更新を行うことが必要です。

 

①　固定的な給与支給・控除項目の更新

  

②　変動的な給与支給・控除項目の更新

  

＜＜給与計算の月次処理＞＞

 

①　勤怠データの取り込み

…　上記＜＜日々の勤怠処理＞＞の月次集計結果を給与計算に取り込むことです。そのためには日々の勤怠データに誤りや欠落や矛盾が無いようにしておくことが必要です。

 

②　支給控除データの更新

…　前記１－③の支給・控除データを調整してください。毎月決まって支給・控除するものか、期間を限って支給・控除するものか、当月だけの支給・控除かの区分が必要です。

 

③　給与計算の実行

 …　誤りや漏れや矛盾のないデータをインプットさえすれば、ですが、出退勤時刻の収集や給与計算の実行そのものは、エクセルやシステムの最も得意な分野です。

 

④　給与明細の配布・配信

…　給与計算が正しく行われれば、ですが、給与明細の配布・配信もほぼワンクリックでシステムが対応できるようになっている？はずです。

 

⑤　社会保険料、所得税、住民税等の納付

…　給与計算が正しく行われれば、ですが、社会保険料、所得税、住民税等の支払処理も…？＜以下略＞

 

＜＜給与計算の後処理＞＞

 

①　給与計算に使ったデータの保全

…　当月の給与計算に使った（および給与計算の結果として出力された）給与基本データ、勤怠データ、支給・控除データを保全して下さい。

 

②　月変チェック

…　

 

 ＜＜給与計算の月次処理＞＞

 

＜つづく＞