当たり前ですが、コミュニケーションって大事ですよね。仕事する上でも生活する上でも。良く言われるのは「先ず聴く」こと。「肯定的受容」と「積極的傾聴」と言われますが、大事なのは、「相手の言葉を使って話す」ことじゃないかな、と思います。
相手の言葉には相手の感じや思いや考えがこもっているはずだから、その感じや思いや考えをふまえて話す、ということだと思います。そうすると、話が噛み合ってきますよね。
コミュニケーションで、「聴く」の次に大事なことは「伝える」ことだと思います。「何を言うか」より「どう言う」か、「どう伝えるか」だと思います。相手から見て「どう伝わるか」だと思います。言葉だけでなく、図表にすること、表情や態度など視覚的に伝える（伝わる）ことのほうが多いだろうと思います。
リアルな会話なら視覚的に伝える（伝わる）ことも多くて良いのですが、メールだとそうは行きません。ただし、メールの場合も、言葉遣いひとつで相手に伝わることが大きく違ってきそうですね。（メールにも表情や態度があらわれる…）
あの手この手で伝える工夫と配慮と努力をすること…そして自分が言いたかったことが、相手の口から出てくるようになってはじめて「伝わった」ことになるのだろうと思います。