Report to_報告・連絡・相談

1.報告・連絡・相談は基本中の基本

 

 いわゆる「報・連・相(報告・連絡・相談)」は、仕事の基本中の基本です。組織や企業にとって情報網は血管、情報は血液であり、情報の共有化は組織的活動の源です。こうした情報の流れを絶やさない日々日常の習慣が「報・連・相」です。

 

①どうしようかなと思ったら「報・連・相」する

 

 組織や企業は、家庭や学校とは勝手が違い、世代数や価値観の異なるタテヨコの人間関係で成り立っていますので、特に新人は、気後れや気兼ねが先行してしまい、「報・連・相」の時機を逸してしまうかも知れません。

 

 しかし、組織や企業で協働して仕事をする以上は、気後れや気兼ねは無用です。「どうしようかな?」思ったら迷わず「報・連・相」すべきです。上手く行かない仕事の報告は誰でも気が進みませんが、上手くいかない仕事の報告こそ必要です。

 

②仕事と報告を1対1に対応させる

 

 質問と回答が1対1に対応して会話が成り立つように、指示と報告が1対1に対応して仕事が成り立ちます。仕事が完了したら完了報告、時間がかかるようなら経過報告、問題や遅れが生じそうな場合は適時報告が必要です。

  

 上司から指示を受けながら、「あれはどうなった?」と催促されるまで放置するような「ノーレスポンス」は厳禁です。時機を逸しない「クイック・レスポンス」は組織や企業の一員として(組織的協働を行う者として)の義務です。

 

③上に向かって報告(エスカレーション)する

 

 重要な(だと思う・感じる)問題、事故などが発生したら、自分から見て組織の階層構造(ヒエラルー、ピラミッド)の上方(自分の上司および管理部門)に向かって、場合によってはトップに直接報告することも必要です。

 

 このとき重要なことは、「組織的にひとつふたつ上位の視点から報告する」ということです。自分が上位者として報告を受ける立場なら、どういう報告が欲しいかにイマジネーション(想像力)を働かせることです。

 

2.組織的に仕事をする

 

①情報を共有しながら仕事をする

 

 「組織的に仕事をする」ということは、「ある構成員のOutputが他の構成員にとって最適のInput になるように情報や仕事を繋いで行く」ということです。球技でパスを上手く繋いでゴールに達するのと同じことです。

 

 前述した「報告・連絡・相談」および「コミュニケーションのリテラシー」は、そうした日常的・習慣的な仕事の進め方の基本中の基本であり、「情報を組織的に共有しながら仕事をする」のために最低限必要な事項です。

 

 ②問題を共有しながら仕事をする

 

 組織的に共有すべき「情報」としては、「事実関係」を正確に情報共有するだけではなく、その意味をどのように理解し、評価し、対応するかという「価値観に満ちた」「問題意識」としての「情報」の共有が必要です。

 

 そのためには、組織内で、「事実関係」の正確で迅速な共有化を基礎に、「どう考えるか」という価値判断を伴う議論(意見交換)が、組織の上下左右を問わず、日常会話レベルで自由闊達に行われていなければなりません。

 

③目的や価値を共有しながら仕事をする

 

 ドラッカーは「組織」を「構成員が共通の目的と価値へコミットメントし/組織とその構成員が必要と機会に応じて成長・適応し/構成員が自ら成し遂げるべきことを互いに理解・受容すること」であると定義しています。

 

 組織的協働を行うためには、それを通じて達成し、実現しようとする「目的や価値という情報の共有化が必要であり、さらにそれに「コミットメントする(各自の責任と実行を繋ぎ合わせる)」という意味での情報の共有化が必要です。